Project Monitor peut vous aider à gérer les demandes de projet.
Voici plusieurs étapes pour réussir votre gestion des demandes :
- 1. Qui peut créer des demandes sur ma plateforme ?
- 2. Comment créer un gabarit de projet pour faciliter la gestion des demandes ?
- 3. Comment créer un projet via un gabarit ?
- 4. Comment obtenir plus de données (fiables) sur une demande ?
- 5. Comment comparer les demandes de projet et les insérer dans un portefeuille de projets?
Ces étapes sont à prendre en compte en fonction de votre organisation, certaines sont peut-être déjà réalisées.
1. Qui peut créer des demandes sur ma plateforme ?
Les demandes peuvent arriver de multiples canaux : de façon automatisée via des API, mais aussi de façon manuelle (e-mail envoyé au PMO, demandes évoquées à la pause café, échanges dans Project Monitor...). Project Monitor devient la boîte aux lettres des demandes, pour faciliter la vie du PMO et de tous les intervenants projet.
Un chef de projet ou un administrateur peut créer un projet sur la plateforme, et désormais, un contributeur peut émettre des demandes de projet.
Deux nouveaux rôles qui lui seront assigné lui permettront de créer un projet uniquement via un gabarit.
- Cliquer sur le menu d'administration de la plateforme.
- Cliquer sur Rôles.
- Créer un nouveau rôle, qui sera général et/ou hiérarchique.
- Assigner seulement ces deux droits au rôle :
- Créer un nouveau rôle et cocher la case rôle projet.
- Cocher ces droits uniquement pour ce rôle :
- Affecter ces deux rôles aux utilisateurs concernés.
2. Comment créer un gabarit de projet pour faciliter la gestion des demandes ?
Dans ce gabarit, vous pourrez hériter d'abaques types, comme :
- des formulaires avec des attributs à remplir...
- un planning,
- des ressources,
- des éléments budgétaires,
- des risques,
- des tâches,
- des échanges.
Ensuite, il faut créer un gabarit dédié, qui sera rattaché au même niveau hiérarchique que celui d'acquisition du droit.
- Cliquer sur le paramétrage projet
- Cliquer sur Gabarits de projet
- Cliquer sur Créer
- Ajouter un libellé, une description...
- Cliquer sur Enregistrer
- Compléter les informations qui seront copiées à la création d'un projet à partir de ce gabarit
3. Comment créer un projet via un gabarit ?
4. Comment obtenir plus de données (fiables) sur une demande ?
Cette demande créée sera peut-être à étudier davantage. Pour cela, il faut que votre demande comporte plus de données.
Cette instruction se voit objective, complète et fiable.
Pour ajouter plus d'éléments, vous pourrez réappliquer un gabarit à votre projet pour hériter d'autres formulaires ou abaques.
- Cliquer sur le projet concerné.
- Cliquer sur Paramétrage.
- Cliquer sur Gabarits.
- Cliquer sur Insérer le contenu du gabarit.
- Choisir le gabarit souhaité dans le champ En s'appuyant sur le gabarit.
5. Comment comparer les demandes de projet et les insérer dans un portefeuille de projets?
Project Monitor, grâce aux scénarios de portefeuille, va permettre de confronter les contraintes de votre organisation, aux projets déjà lancés et aux demandes de projet.
