- Créer votre feuille de saisie
- Sélectionner les périodes dans votre saisie d'activité
- Saisir son activité
- Connaître son mode de saisie : heures ou jours
- Comment saisir votre activité en heure ?
- Comment saisir votre activité en jour ?
- Commenter la saisie
- Visualiser votre avancement
- Trouver les alerteurs
- Comprendre les alerteurs
Créer votre feuille de saisie
Lors de votre première connexion, votre page de saisie d’activité sera vide. En effet, être ressource sur un projet ne signifie pas que vous allez obligatoirement avoir une activité sur ce projet. Par conséquent, il est nécessaire de constituer votre propre feuille de saisie des temps.
- Ajouter un projet ou des phases en cliquant sur Ajouter
- Sélectionner le projet ou les phases pour lesquels vous souhaitez déclarer une activité au cours de la période active
- Vérifier les phases sélectionnées. Les phases des projets apparaissent en chips. Il est possible de supprimer une phase en cliquant sur la croix
- Enregistrer votre feuille de saisie d’activité ainsi constituée.
- Optionnel : Retirer une phase/projet de ma feuille Il est possible depuis le menu contextuel de la ligne de saisie d’activité de retirer le projet / phase si celle-ci n’a aucune saisie sur la période.
Une fenêtre pop-up apparaît. Attention, la liste des projets peut être filtrée par les filtres projet privés / publics, les caractéristiques projets et phases. Par défaut cette liste reprend tous les projets actifs et toutes les phases dont les statuts sont actifs.
Les phases sont ajoutées à votre feuille de saisie d'activité.
À ce stade la feuille de saisie d’activité est constituée et enregistrée. Il reste tout de même possible de faire des actions supplémentaires pour finaliser.
Sélectionner les périodes dans votre saisie d'activité
Les semaines de la période active s’affichent en en-tête de la saisie d’activité.
Par défaut, la semaine courante sera celle affichée et en gras (1).
Pour sélectionner une autre semaine, cliquer sur la semaine souhaitée, les dates de saisie s’afficheront en conséquence (2).
Il vous suffira de cliquer sur les flèches de navigation avant la première semaine du mois (3) et après la dernière semaine du mois (4).
La période active sera automatiquement modifiée en conséquence dans le sélecteur de période (5). Les dates de saisies s’afficheront en fonction de la semaine sélectionnée (1).
Saisir son activité
Connaître son mode de saisie : heures ou jours
La saisie peut être réalisée en heures ou en jours. Cette configuration est déterminée pour tous les utilisateurs de la plateforme. La jauge de niveau en haut à droite de la page vous donne une indication : (h) pour heures ou (j) pour jours. Elle permet aussi de visualiser l'importance de l'activité réalisée par rapport aux nombres de jours de la période sélectionnée et de la capacité de chaque ressource.
Comment saisir votre activité en heure ?
Dans votre feuille de saisie d’activité, plusieurs lignes de projet et phase apparaissent.
Chacune de ces lignes est constituée de cellule correspondant à chaque jour ouvré de la semaine.
Vous devez saisir dans ces cellules le temps correspondant à la durée du travail réalisé sur la phase du projet à cette date.
Votre plateforme est paramétrée en saisie heure, vous devrez par conséquent saisir 1 pour 1 heure.
Si dans une journée, vous avez travaillé sur un seul projet, alors vous devrez saisir 8 heures sur un seul projet. (selon le nombre d'heures travaillées par jour de votre organisation)
Si vous avez travaillé sur plusieurs projets, vous devrez répartir vos heures sur les différentes lignes.
Comment saisir votre activité en jour ?
Dans votre feuille de saisie d’activité, plusieurs lignes de projet et phase apparaissent.
Chacune de ces lignes est constituée de cellules correspondant à chaque jour ouvré de la semaine.
Vous devez saisir dans ces cellules le temps correspondant à la durée du travail réalisé sur la phase du projet à cette date.
Votre plateforme est paramétrée en saisie jour, vous devrez par conséquent saisir 1 pour 1 jour.
Si dans une journée, vous avez travaillé sur plusieurs projets, alors vous devrez répartir ce jour sur les plusieurs lignes de projet selon le nombre d’heures attendues dans une journée.
Par exemple, une journée est constituée de 8 heures et vous avez travaillé 2 heures sur le projet « Mise en place de Project Monitor », votre saisie sera :
- Soit en décimale 0,25 représentante 2h (8x0.25 =2)
- Soit en heure en saisissant « 2h » qui se transformera automatiquement en 0,25
💡 Il est possible d'effectuer une recherche rapide au niveau du projet ou de la phase pour trouver une phase ou un projet plus facilement
Commenter la saisie
Vous pouvez ajouter une note à votre saisie d’activité afin de fournir des informations de contexte, et ce sur chaque ligne de votre feuille de saisie d'activité.
- Accéder à votre feuille de saisie d'activités.
- Cliquer sur Ajouter une note.
- Saisir ou modifier votre saisie initiale sur la semaine dans le champ Charge, pour chaque jour de cette phase.
- Ajouter votre commentaire pour le(s) jour(s) concerné(s).
- Cliquer sur Appliquer.
Une fenêtre d'ajout de commentaire s'affiche.
Visualiser votre avancement
3 différents alerteurs vous aident à compléter votre saisie d'activités.
Trouver les alerteurs
- Alerteur jour
- Par exemple, 4 heures ont été saisies sur les 8 heures attendues, 50% de votre saisie a été réalisée. Votre saisie est partielle.
- Alerteur semaine
- Le même principe s’applique et l’indicateur couleur à la semaine s’appliquera selon les mêmes principes que ceux à la journée.
- Alerteur mois
- L’ensemble de vos saisies réalisées au cours du mois met à jour l’avancement de la saisie dans la jauge « Mois »
Chaque saisie est réalisée dans une cellule sur un projet pour une journée. La somme de vos saisies est faite à la journée et est comparée au nombre d’heures attendu à la journée.
Chaque saisie quotidienne est sommée au niveau de la semaine et comparée au nombre d’heure attendue sur cette semaine.
Comprendre les alerteurs
Un code couleur vous permet de constater l’avancement de votre saisie :
| Couleur | Signification | Alerteur jour | Alerteur semaine | Alerteur mois |
|---|---|---|---|---|
Votre saisie n’est pas débutée |  |  |  | |
Votre saisie est partielle, elle est inférieure au total (<1 pour un jour) |  |  |  | |
Votre saisie est complète, elle correspond au total |  |  |  | |
Votre saisie est en dépassement, elle est supérieure au total (>1 pour un jour) |  |  |  |