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Soumettre, valider et refuser une saisie d’activité

Soumettre, valider et refuser une saisie d’activité

Principes de la validation de la saisie d’activité

La saisie d'activité peut entrer dans un processus de validation.

La validation de la saisie d’activité est :

  • Un moyen pour les ressources de soumettre leur saisie d’activité une fois complétée
  • Un moyen pour le chef de projet de valider/refuser/corriger les temps réalisés sur son projet
  • Un point de contrôle pour le gestionnaire de ressources de valider/refuser les saisies des ressources

La validation implique deux rôles :

  • Le membre d'équipe qui soumet son activité à validation et l'ajuste si besoin
  • Le valideur qui valide / modifie / refuse la saisie d'activité
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La ressource peut soumettre une saisie d'activités, le chef de projet la valide, et le gestionnaire de ressources la vérifie : la saisie pourra donc être validée ou refusée (et donc ajustée).

Quels sont les différents statuts ?

💡
Les différents statuts d'une feuille de saisie d'activités sont : - Brouillon : la ressource ou le gestionnaire de ressources remplit la saisie d'activités avec du réalisé - Soumis : la ressource a fini de remplir sa feuille et l'a soumise à son responsable/chef de projet. La feuille est alors en lecture seule, mais si l'utilisateur possède le droit (hiérarchique) pourra la modifier quand même. - Validé : le responsable/chef de projet a le droit et a validé la feuille : elle n'est plus éditable. - Refusé : l'administrateur de la plateforme qui a le droit a refusé la feuille : elle redevient éditable. Si elle est modifiée à nouveau, elle reprend le statut Brouillon Voici quelques possibilités d'évolution des statuts : Brouillon ➡️ Soumis ➡️ Validé Brouillon ➡️ Soumis ➡️ Refusé ➡️ Brouillon ➡️ Soumis ➡️ Validé Brouillon ➡️ Soumis ➡️ Validé ➡️ Soumis (Invalider) ➡️ Brouillon (Modifier) ➡️ Soumis ➡️ Validé

Mettre en place la validation de saisie d’activité

Paramétrer un rôle membre d’équipe

Le « membre d’équipe » doit disposer d’un droit supplémentaire : Soumettre son suivi d'activitéSoumettre son suivi d'activité Ce rôle doit être acquis à minima au niveau du projet.

Paramétrer un rôle chef de projet

Le « chef de projet » doit disposer de droits supplémentaires : Corriger une saisie d'activités projet au statut soumisCorriger une saisie d'activités projet au statut soumis Valider le projetValider le projet (activation du verrou)

Ce rôle doit être acquis à minima en profil projet.

💡
Le droit "Saisir le réalisé d'une ressource" a été renommé en Saisir, refuser le réalisé d'une ressourceSaisir, refuser le réalisé d'une ressource

Paramétrer un rôle gestionnaire de ressources

Le « gestionnaire de ressources » peut disposer de droits supplémentaires :

Gérer les saisies d'activitéGérer les saisies d'activité

Soumettre les saisies d'activitésSoumettre les saisies d'activités

Modifier une saisie d'activité soumiseModifier une saisie d'activité soumise

Valider/refuser la saisie d'une ressourceValider/refuser la saisie d'une ressource

Invalider une saisie d'activitéInvalider une saisie d'activité

Ce rôle doit être acquis à minima en profil de hiérarchie ou en rôle général

Vérifier le rattachement des ressources

Attention au cloisonnement des ressources : vérifiez si vos ressources sont cloisonnées.

Positionnez les droits de validation, refus et modification du gestionnaire de ressources de manière cohérente avec les droits de consultation ressources.

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Selon la configuration de votre plateforme, il est possible de saisir, soumettre, valider et refuser une saisie pour une ressource générique.

Soumettre sa saisie d’activité

Soumettre son activité est une action optionnelle. Selon vos droits, et votre organisation, vous disposez ou non de cette fonctionnalité.

Soumettre son activité s'inscrit dans un processus de validation et représente la première étape : la saisie d'activité est enregistrée et soumise à validation.

Une fois que votre saisie est réalisée, cliquer sur le bouton Soumettre.

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Lorsque la saisie est soumise la feuille de saisie n'est plus modifiable et le statut de la feuille passe de Brouillon à Soumis.

Valider ou refuser la saisie d’activité d’un collaborateur

Valider ou refuser une saisie d'activité est soumis à des droits. Selon votre rôle vous disposerez ou non de cette fonctionnalité.

Valider la saisie d'activité

  1. Vérifier le statut de la saisie : Soumis
  2. Dans le cas ou la saisie est correcte, cliquer sur Valider
    3. image
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Lorsque la saisie est validée, la feuille de saisie n'est plus modifiable et le statut de la feuille passe de Soumis à Validé. Seul le valideur pourra cliquer sur Invalider en cas de modification à apporter, et le statut de la feuille repassera à Soumis.

Modifier la saisie d'activité

  1. Vérifier le statut de la saisie : Soumis
  2. Cliquer sur Modifier pour modifier la saisie
    3. image
  3. Saisir les modifications, notamment des commentaires

    4. Une fenêtre pop-up s'affiche pour les modifications :

    image
  4. Saisir les commentaires
  5. Appliquer
  6. Enregistrer les modifications
🚨
Attention cette saisie sera à soumettre à nouveau soit par l'utilisateur lui-même, soit par vous-même en tant que valideur.

Refuser la saisie

  1. Cliquer sur Refuser
    2. image

    Une fenêtre pop-up s'affiche.

  2. Saisir une entête de mail
  3. Sélectionner les projets à pointer dans le mail
  4. Cliquer sur Envoyer
    5. image
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La saisie revient en statut Refusé et les cellules redeviennent actives