1. Objet du document

La création de fiches bureautiques est disponible depuis la V5.4 de Project Monitor et de Perf Monitor.

Ce document a pour but d’expliquer la création de fiche bureautique dans Project Monitor et Perf Monitor.

Les fiches bureautiques sont des documents de synthèse sur une action, un projet, une phase ou un jalon. Elles peuvent être par la suite ouvertes et modifiées dans un logiciel de traitement de texte (Word, Libre Office, OpenOffice…).

Les fiches bureautiques sont générées à partir d’un gabarit, ou d’un modèle de fiche, créé par l’utilisateur ou par Virage Group lors du paramétrage. Ces fiches déterminent la mise en forme de la fiche ainsi que les différents éléments qui la composent (attributs, rattachement…).

Les objectifs du document sont les suivants :

• Présenter la création d’un modèle de fiche bureautique ;
• Présenter le paramétrage d’une vue Fiche de synthèse de type bureautique ;
• Proposer des bonnes pratiques.

2. Pré requis

La fiche bureautique permet de remonter la plupart des éléments qui caractérisent une action, un projet, une phase ou un jalon.

Pour réaliser le modèle, il faut impérativement que les attributs, les hiérarchies, les phases et les jalons créés dans Project Monitor ou dans Perf Monitor disposent d’un code.

3. Création d’un fichier modèle de fiche bureautique

Selon les logiciels bureautiques, il est possible de créer des modèles afin de générer automatiquement des fiches projets. Ces fiches utiliseront les mêmes éléments de composition et appelleront les mêmes champs et codes.

La mise en place du modèle diffère toutefois. Word fait appel à des champs de fusion, tandis que PowerPoint doit uniquement insérer les codes à appeler dans son contenu. Le traitement des images est également différent.

3.1 Modèle Word

3.1.1 Format du document

Le modèle peut être créé sous Libre office Writer, OpenOffice Writer ou Microsoft Word.

Il doit être enregistré au format .docx.

3.1.2 Créer des champs de fusion texte

La fiche projet bureautique ne peut être éditée que dans Word (et non dans Libre Office).

Pour que le modèle remonte des éléments de Project Monitor ou de Perf Monitor, il faut créer des champs de fusion dans le document.

Exemple : Pour remonter le libellé de mon projet dans ma fiche bureautique, je dois insérer dans mon document un champ de fusion qui ira chercher le libellé du projet (voir la liste des codes pour les différents éléments dans le tableau ci-dessous).

Un champ de fusion est toujours précédé d’un symbole $.

Pour créer mon champ de fusion, j’appuie sur Ctrl + F9.

J’effectue ensuite un clic droit sur mon champ et je clique sur « Modification du champ » :

J’ouvre ainsi une fenêtre « Champ ». Dans la colonne de gauche, je sélectionne « ChampFusion » puis dans Propriétés du champ, j’entre le code de mon champ dans le nom du champ. Puis je clique sur OK.

Une fois ces étapes réalisées, mon champ de fusion est créé.

Si je souhaite modifier mon code, je retourne dans l’écran de modification du champ pour modifier le nom du champ.

3.1.3 Insérer une image

Il est possible de créer un lien qui récupère le logo de l’action ou du projet et le met sur la fiche DOCX.

Pour cela, il faut d’abord ajouter une image au document.

3.1.3.1 Dans Microsoft Word

3.1.3.1.1 Une image d’un attribut image

Je clique sur Insertion > Images et je choisi l’image à insérer.

Une fois l’image insérée, je clique sur l’image, je me rends dans l’onglet « Insertion » de Word et je clique sur « Signet ».

La fenêtre « Signet » s’ouvre. J’entre le nom de mon signet (ATTENTION : ne pas mettre de $ devant le nom du signet), puis je clique sur ajouter. Pour consulter la liste des codes, se référer au tableau à la section 4.5.

3.1.3.1.2 Une icône d’un attribut liste

Insérer une image. Sur cette image, insérer un signet. La fenêtre « Signet » s’ouvre. J’entre le nom de mon signet (ATTENTION : ne pas mettre de $ devant le nom du signet), puis je clique sur ajouter. Pour consulter la liste des codes, se référer au tableau à la section 4.5.

Pour le nom du signet :

2 façons de mettre cet icône :

Le nom du signet peut être ATTRIBUT_CODEATTRIBUT s'il n'y a pas de champ de fusion avec le même code, i.e. pas de champs de fusion $ATTRIBUT_CODEATTRIBUT

Le nom du signet peut être ATTRIBUT_IMG_CODEATTRIBUT dans tous les cas

Le nom du signet DOIT être ATTRIBUT_IMG_CODEATTRIBUT s'il y a un champ de fusion avec le même code i.e. $ATTRIBUT_CODEATTRIBUT (sinon seul le champ de fusion est remplacé et pas l'image)

3.1.3.1.3 Un indicateur de couleur d’un thème

Insérer une image dans le modèle, qui sera remplacée par l’indicateur de couleur. Sur cette image, insérer un signet. La fenêtre « Signet » s’ouvre. J’entre le nom de mon signet (ATTENTION : ne pas mettre de $ devant le nom du signet), puis je clique sur ajouter.

Le nom signet doit suivre les codes ci-dessous selon l’indicateur à faire remonter :

COCKPIT_ICONE_PLANNING

COCKPIT_ICONE_BUDGET

COCKPIT_ICONE_RESSOURCE

COCKPIT_ICONE_TACHE

COCKPIT_ICONE_RISQUE

COCKPIT_ICONE_INDICATEUR

COCKPIT_ICONE_REVENU

Seul l’indicateur des échanges n’est pas concerné car il n’a pas de pertinence.

3.1.3.1.4 Le Gantt :

Je clique sur Insertion > Images et je choisi l’image à insérer.

Une fois l’image insérée, je clique sur l’image, je me rends dans l’onglet « Insertion » de Word et je clique sur « Signet ».

La fenêtre « Signet » s’ouvre. J’entre le nom du signet « PROP_GANTT », puis je clique sur ajouter.

Remarque : Le Gantt généré prend toute la place de l'image dimensionné dans la fiche office, s'il est illisible, c'est que les dimensions ne sont pas initialement adaptées dans le modèle.

3.1.3.2 Sur LibreOffice Writer ou OpenOffice Writer

Dans la barre de menu, je clique sur Insertion > Image > A partir d’un fichier

Je choisis l’image à insérer. Une fois l’image ajoutée, je fais un clic droit sur l’image et je clique sur « Image » :

Le menu Image s’ouvre. Je clique sur l’onglet Option. Dans le champ « Nom » de l’image, j’entre le code de mon logo et je clique sur OK. Pour consulter la liste des codes, se référer au tableau à la section 4.5.

3.1.4 Insérer un tableau

Pour certains éléments, on souhaitera afficher une liste de valeur de taille variable. Par exemple, je souhaite afficher la liste des libellés des indicateurs liés à un projet.

Pour cela, j’utilise un code de ce type : $LISTE_INDICATEURS.LIBELLE. On peut décomposer ce code en deux parties :

1. $LISTE_INDICATEURS : la première partie m’indique quel est le type d’élément je souhaite remonter. Ici je souhaite remonter un élément de type liste d’indicateur.
2. LIBELLE : la deuxième partie m’indique l’élément que je souhaite remonter. Ici je souhaite remonter le libellé de mon indicateur.

Le « . » entre INDACTEURS et LIBELLE m’indique que je souhaite avoir la liste des libellés des indicateurs de mon action. En insérant cette valeur dans une ligne de tableau, lors de la publication de la fiche bureautique, une ligne sera créée pour chaque indicateur.

Pareillement, le code $LISTE_INDICATEURS.CODE me renverra la liste des codes des indicateurs de mon action, le code $LISTE_BUDGETS.REP_CIBLE me renverra la liste des cibles des budgets de mon action, etc… (voir section 4.5 pour la liste des codes).

Exemple : Modèle d’une fiche où je souhaite afficher le libellé du projet et la liste de ses indicateurs.

Ce document me donnera donc le résultat suivant :

Si je souhaite dans le même tableau avoir le libellé, la cible et le réalisé des indicateurs, je rentre sur la même ligne et dans une colonne différente les champs de fusion concernant les trois éléments comme ci-dessous :

Ce modèle me renvoie par exemple la fiche suivante :

3.1.5 Fiches de niveau phase / jalon

Dans les fiches de niveau phase / jalon, il est possible d’afficher les informations de la phase / du jalon, de la même façon que pour les projets.

Par exemple, un champ de fusion avec pour code $PROP_LIBELLE renverra le libellé de la phase sur une fiche de phase, et le libellé du projet sur une fiche projet. Il s’agît toujours du libellé de l’objet concerné.

Il est également possible d’afficher des informations projets dans la fiche de phase, en préfixant les codes des champs de fusion de PROJET_.

Par exemple, dans une fiche de phase, si on veut remonter le libellé de la phase et le libellé du projet, il suffit de mettre les champs de fusion suivant :

• Libellé du projet : $PROJET_PROP_LIBELLE
• Libellé de la phase : $PROP_LIBELLE

Ceci est valable pour l’ensemble des champs : on peut donc afficher les propriétés du projet, ses attributs, ses budgets, ses risques, etc., dans une fiche de niveau phase.

3.2 Modèle PowerPoint

3.2.1 Format du document

Le modèle peut être créé sous PowerPoint.

Il doit être enregistré au format pptx.

3.2.2 Fonctionnement

Les codes sont les mêmes que pour la fiche docx.

Point de vigilance : Le format des attributs riches et les propriétés « message » (= échange) n’est pas répercuté sur la fiche.

Créer le modèle de fiche projet en insérant des zones de texte pour mettre les libellés des champs fixes et des zones de texte en intégrant les codes des champs, précédés d’un « $ ». Le tableau est très pratique.

3.2.2.1 Pour un champ texte

Si un champ texte doit être remonté dans une fiche projet PowerPoint, il faut précéder celui-ci par "$".

Ex : $PROP_LIBELLE

3.2.2.2 Pour une image

Pour faire remonter une image dans une fiche projet PowerPoint, la correspondance est faite grâce au code du champ à faire remonter, qui doit être positionné dans la description de l’image de PowerPoint (voir la capture d’écran du modèle de fiche).

ATTENTION : pour les images, ne jamais mettre le signe « $ ».

Insérer les images et intégrant les codes correspondant dans la zone « description ». Lors de la génération de la fiche projet, l’image sera remplacée par celle du projet, ayant le même code.

3.2.2.2.1 Pour faire remonter une image de type propriété

Exemple avec la propriété logo du projet

Ex : PROP_LOGO

3.2.2.2.2 Pour faire remonter une image de type attribut

Ex : Pour faire remonter un attribut image. Le code de l’attribut image est ILLUSTATION. Le fonctionnement respecte celui prévu pour les attributs. Il faut donc insérer ATTRIBUT avant le code de l’attribut. Donc : ATTRIBUT_ILLUSTATION dans le cas présent. Le point d’interrogation sera remplacé par l’image présente dans le projet lors de la génération de la fiche projet.

3.2.2.2.3 Pour faire remonter une icône d’un attribut liste

Ex : Attribut météo. Le code de l’attribut est ATTRIBUT_METEO_PROJET. Le fonctionnement respecte celui prévu pour les attributs. Il faut donc insérer ATTRIBUT avant le code de l’attribut. Donc : ATTRIBUT_ATTRIBUT_METEO_PROJET dans le cas présent.

La grenouille verte du modèle sera remplacée par l’icône de la météo renseignée dans le projet.

NB : les images présentes dans le modèle de fiche projet, amenées à être remplacées lors de la génération de la fiche projet par les vraies valeurs ne doivent pas avoir le même nom.

3.2.2.2.4 Pour faire remonter l’indicateur de couleur d’un thème

Insérer dans le modèle, une image qui sera remplacée par l’indicateur de couleur du thème lorsque la fiche bureautique sera générée.

Après un clic droit sur l’image, choisir « format de l’image » / « texte de remplacement » et dans la description indiquer le code du cockpit à faire remonter :

COCKPIT_ICONE_PLANNING

COCKPIT_ICONE_BUDGET

COCKPIT_ICONE_RESSOURCE

COCKPIT_ICONE_TACHE

COCKPIT_ICONE_RISQUE

COCKPIT_ICONE_INDICATEUR

COCKPIT_ICONE_REVENU

Seul l’indicateur des échanges n’est pas concerné car il n’a pas de pertinence.

3.2.2.2.5 Pour faire remonter une image d’un diagramme Gantt :

Insérer une image puis faire un clic droit et cliquer sur « Modifier le texte de remplacement ». Dans la zone de description, saisir le code « PROP_GANTT ».

Voici le résultat

3.2.3 Limitation

Il existe une limitation à l'implémentation de la librairie xdorreport pour PowerPoint. Cela implique que le libellé d’un échange ne se trouve pas en face du message liée à celle-ci contrairement à la représentation dans la fiche Word.

3.3 Liste des champs et codes correspondants

Les Champs et codes qui suivent sont applicables pour la création de modèles de fiche projet Word et PowerPoint.

3.3.1 Note sur la version précédente

La V5.4.3 de Project Monitor inclus les groupes de champs suivants en plus des champs de la V5.4.1 :

• Tâches filtrées par types
• Informations projet dans les fiches de phases / jalon

Attention, pour les attributs de type texte riche, les couleurs de police et les couleurs des bordures de tableaux ne remontent pas.

Certaines mises en forme des attributs texte riche (saut de ligne dans les tableaux, liste à puces dans les tableaux) sont supprimées lors de la génération de la fiche bureautique car elles causent des erreurs.

Si dans un modèle de fiche bureautique on a un attribut riche et que dans le projet la valeur de cet attribut riche est un tableau, la génération de la fiche ne fonctionnera pas (le fichier sera impossible à ouvrir)

3.3.2 Liste des champs

Vous trouverez dans le tableau ci-dessous la liste des codes à entrer pour les champs de fusion.

Rappel :

• Pour afficher une information projet dans une fiche de phase, il faut la préfixer de PROJET_. $ATTRIBUT_xxx devient ainsi $PROJET_ATTRIBUT_xxx.
• Les propriétés sous forme de liste, avec ou sans filtre, ne fonctionnent que si elles sont dans un tableau. Le format sous forme de tableau est donc OBLIGATOIRE.

3.3.3 Cockpits simples

3.3.3.1 Cockpit simples Budget / Ressources / Indicateur

Il est possible d’insérer des cockpits simples. Ils correspondent aux informations contenues dans l’indicateur de couleur situé en en-tête du projet.

Pour les budgets, les ressources et les Indicateurs, il est nécessaire d’identifier la nature du cockpit (budget / ressource / Indicateur), la catégorie à prendre en compte et ensuite la représentation souhaitée (REP_CIBLE, REP_RAF…).

Consolidation par genre de cockpit

Il est possible de filtrer les cockpits simples par genre (ex : GENRE_INTERNE). Toutes les représentations peuvent être filtrées.

Consolidation par axe analytique de cockpit

Pour les budgets, il est possible de filtrer les cockpits simples par axe analytique (ex : AXE_SERVICE_DSI). Toutes les représentations peuvent être filtrées.

ATTENTION : Les codes doivent être séparés par des tirets et non des points comme pour les autres champs de fusion. Il est nécessaire de prévoir dans la fiche bureautique une case pour toutes les informations qui peuvent être remontées. Si un projet ne possède pas l’information alors la fiche indique « - - ».

Exemple : si le projet Alpha mobilise des ressource interne et pas de ressources génériques, alors les cases correspondant aux informations de charge cible / estimé / réalisé cumulé indiqueront « - - ».

3.3.3.2 Cockpits simples Planning

Il est possible d’insérer des cockpits simples planning. Ils correspondent aux informations contenues dans l’indicateur de couleur situé en en-tête du projet.

ATTENTION : Ce cockpit n’a pas de catégorie, ni de genre. Les codes doivent être séparés par des tirets et non des points comme pour les autres cockpits. Les codes des représentations sont également différents.

4. Créer une vue de type Fiche de synthèse (docx ou pptx)

Les fiches bureautiques sont gérées dans la vue « Fiche de synthèse projet ». Dans le bloc « Génération de la fiche », cocher « Fiche DOCX » et ajouter le modèle en cliquant sur l’icône « Modifier le fichier ». Pour pouvoir générer aussi le Gantt, cocher « Génération d’un Gantt ». Enregistrer la vue.

On publie la fiche de la même façon qu’une fiche classique, en passant par le menu contextuel de l’action ou du projet.

Un pop-up apparaît vous demandant d’enregistrer la fiche.

5. Liste des erreurs courantes

6. Modèles de fiches

Cliquer pour télécharger l’exemple de modèle : Fiche projet Word, Fiche phase Word et Fiche projet Powerpoint