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Table des matières
Qu'est-ce qu'une 
Pièce financière ?
Les pièces financières permettent de détailler le contenu des saisies d’une ligne budgétaire.
💡On retrouve les pièces financières des projets dans .svg?id=b10963fc-83ac-4b06-9a20-2fd85cf690a6&table=block)
Suivi financier
🚩Les pièces financières peuvent provenir d’un logiciel extérieur ou être créées manuellement dans l’application. On peut également les importer
🚦Avant de créer des pièces financières, il faut créer des 
Liste des pièces financières
La liste permet de voir, par défaut, le Type, la Catégorie, le Code, le Libellé, la Description, la Date, le Montant, le Statut le Libellé de l'enveloppe liée à la pièce financière, la Phase et le Projet liés à la pièce financière.
Droits requis
Consultation d'une pièce financière
Filtrer la liste des pièces financières
Il faut cliquer sur 
Fermer pour revenir à la liste.
💡 Il est possible d'ajouter des 
Attributs de pièce financière à des pièces financières. Si ceux-ci ont coché la case critère de recherche, alors il sera possible de filtrer la liste des pièces financières avec ces attributs.
💡Si la date apparaît en gras, alors sur le calendrier des pièces financières, la date est inscrite comme jour non travaillé. 
Calendriers
💡Il est possible de changer le projet lié à la pièce financière en cliquant sur le projet de la pièce financière en question. Les projets sélectionnables apparaissent dans une liste. (droit requis Modification d'une pièce financière)
🚩 Si le statut d’une pièce financière porte le méta-statut Validé, alors il ne sera plus possible de changer le projet lié à la pièce financière depuis la liste.
Actions
Ajouter ➡️ Création et modification d'une pièce financière
Éditer ➡️ Création et modification d'une pièce financière
Filtrer ➡️ Filtrer la liste des pièces financières
Modifier en masse ➡️ Modifier en masse des pièces financières
Supprimer en masse ➡️ Supprime plusieurs pièces financières (droit requis : Suppression d'une pièce financière)
🚩La 
Vue 
Liste des pièces financières est paramétrable pour cet écran.
| Nom du bouton | Description |
|---|---|
🚩Ce bouton est accessible via le menu contextuel en haut à droite de la liste, lorsqu'il n'y a pas de pièce financière sélectionnée.
Ce bouton permet de supprimer toutes les pièces financières en une seule fois.
Après la confirmation de la suppression des pièces financières, ce message apparaît.
Si aucune pièce financière n'existe, alors ce bouton n'apparaît pas.
Droits requis pour faire cette action : | |
🚩Ce bouton est accessible au survol d'une pièce financière, à droite de celle-ci.
En cliquant sur ce bouton, une redirection vers l'onglet | |
🚩Ce bouton est accessible au survol d'une pièce financière, à droite de celle-ci.
En cliquant sur ce bouton, la pièce financière perd son lien avec le projet.
Il faut cliquer sur |
Création et modification d'une pièce financière
Les écrans de création et de modification d’une pièce financière sont similaires.
Actions à la création
Droits requis (à la création)
Consultation d'une pièce financière
Actions à la modification
Supprimer (droit requis : Suppression d'une pièce financière)
Droits requis (à la modification)
| Nom du bouton | Description |
|---|---|
Il est possible d'ajouter des attributs de pièces financières à une pièce financière (à la création ou à la modification)
| |
🚩 Cette action concerne le champ Pièce(s) jointe(s)
Il est possible d'ajouter un document à cette pièce jointe. Par exemple, si cette pièce jointe a pour libellé "Facture 123", vous pourrez charger un fichier | |
🚩 Cette action concerne le champ Pièce(s) jointe(s) Ce bouton permet d'ajouter une nouvelle ligne dans la liste des pièces-jointes de la pièce financière, et donc d'ajouter un nouveau fichier. 🚨 Une taille maximum est imposée pour une question de sécurité : 10Mo pour chaque document ajouté Message d'erreur alors affiché : Le fichier "XXX.xxx" (x GB) dépasse la taille maximum autorisée (10.00 MB) DD/MM/AA HH:MM C’est un paramétrage en configuration serveur, par défaut : 10Mo | |
🚩 Cette action concerne le champ Pièce(s) jointe(s) Ce bouton permet de changer des informations sur la pièce-jointe déjà ajoutée | |
🚩 Cette action concerne le champ Pièce(s) jointe(s) Ce bouton permet de supprimer instantanément la pièce-jointe attachée à la pièce financière. | |
Ce bouton est grisé lorsque le projet affecté à la pièce financière n'a pas le thème Budget activé, qu'aucun projet ou qu'aucune phase n'a été affecté : aucun budget ne fait partie de la liste. Une pop-up s'affiche. | |
Lorsqu'au moins un budget a été affecté à la pièce financière, il apparaît dans la partie Lignes de la pièce financière.
Chaque ligne représente un budget. À droite de cette ligne, un bouton |
Nom du champ | Informations fonctionnelles |
Saisissez un libellé pour la pièce financière (Facture Licence PM...) | |
Les codes sont généralement saisis en majuscules et avec des underscores _
Il est important de les saisir car en cas d'erreur ils peuvent être utiles. Le code doit être unique.
💡 Il est possible de paramétrer la codification automatique pour les pièces financières. Le code apparaîtra après l'enregistrement de la pièce financière. | |
Saisissez un libellé plus long que la limite de caractères imposée pour le champ Libellé. | |
Saisissez des informations complémentaires dans ce champ afin de décrire votre pièce financière | |
Une pièce financière peut désormais être bloquée à la modification si le statut de celle-ci est “Validée”
La modification du statut d’une pièce financière est possible si le droit de Modification du statut des pièces financières est acquis | |
Dans ce champ il faut choisir un type de pièces financières parmi celles déjà créées sur la plateforme. Types de pièces financières | |
Il est possible de choisir une pièce parente.
🚩Ce champ apparaît uniquement si le type choisi pour cette pièce financière peut avoir une pièce parente.
Cette pièce parente devra être d'un type de pièce financière avec le champ code type pièce parente rempli avec un autre type de pièce financière.
Il sera alors possible de voir toutes les pièces financières de ce type et qui sont aussi rattachées au même projet/à la même phase. | |
Dans ce champ il faut choisir la  Catégories (budget) à laquelle la pièce financière sera attachée. | |
Sélectionnez dans la liste des projets .svg) Projets (liste) qui ont le thème Budget actif celui concerné par la pièce financière.
Les lignes de la pièce se remplissent automatiquement avec le Budget et la Représentation
🚩Ce champ apparaît ou n'apparaît pas selon ce qui a été choisi pour le niveau d'affectation de la catégorie : niveau projet, niveau phase ou les deux. | |
Sélectionnez dans la liste des phases  Phases (liste) celle concernée par la pièce financière
🚩Ce champ apparaît ou n'apparaît pas selon ce qui a été choisi pour le niveau d'affectation de la catégorie : niveau projet, niveau phase ou les deux. | |
Ce champ apparaît lorsqu'un projet est attaché à la pièce financière contient des budgets dont la structure de mesure associée est gérée par enveloppe.
Il est donc possible de sélectionner une enveloppe budgétaire parmi la liste des enveloppes déjà créées sur la plateforme  Enveloppes budgétaires
→ Si j'ai un rôle chef de projet au niveau général, alors je vois les enveloppes rattachées à la direction de mon projet ainsi que la direction générale
→ Si aucune direction pilote rattachée, alors mon enveloppe ne m'est pas proposée
Droit requis : Utilisation d'une enveloppe budgétaire | |
🚩 À la création, la prochaine date disponible est automatiquement inscrite.
🚩 À la modification, si la date n'est plus disponible dans le calendrier, elle s'affiche en rouge souligné
Il est impossible de sélectionner une date d'une période future.
Il s'agit de la date de la validation de la pièce financière. | |
Ce champ est notamment utile à remplir lorsque l'on fait de la refacturation ou que l'on a des références, des partenaires... | |
Ce champ est notamment utile à remplir lorsque l'on fait de la refacturation ou que l'on a des références, des partenaires... | |
Ce champ est notamment utile à remplir lorsque l'on fait de la refacturation ou que l'on a des références, des partenaires... | |
On peut charger le PDF de la facture, du devis ou tout autre pièce financière. Voir les actions possibles sur une pièce jointe | |
Le budget est automatiquement ajouté lorsqu'un projet est attaché à la pièce financière. On peut également en affecter un autre.
🚩Ce champ apparaît peu importe la Représentation du type de pièce financière appliqué à cette pièce financière.
Ce champ fait partie de la partie Lignes de la pièce financière. | |
Ce champ fait partie de la partie Lignes de la pièce financière.
🚩Ce champ apparaît si le type de pièce financière appliqué a pour représentation Réalisé, Estimé, Cible, Engagé et Mandaté | |
Ce champ fait partie de la partie Lignes de la pièce financière.
🚩Ce champ apparaît si le type de pièce financière appliqué a pour représentation Réalisé, Estimé, Cible, Engagé et Mandaté
La valeur est à remplir selon le montant de la dite pièce financière pour le budget concerné (d'un projet/phase)
Exemple : j'ai une facture de 500€ pour le budget Maintenance. | |
Ce champ fait partie de la partie Lignes de la pièce financière.
🚩Ce champ apparaît si le type de pièce financière appliqué a pour représentation Réalisé, Estimé, Cible, Engagé et Mandaté
La représentation est automatiquement remplie selon le type de pièce financière choisie : il s'agit de la représentation choisie lors de la création du type de pièce financière Types de pièces financières
La représentation choisie dans les Types de pièces financières peut être Cible, Réalisé, Planifié, Estimé, Engagé, Mandaté ou Prévisionnel. | |
La répartition choisie divise le montant total et l'alloue à différents exercices. Il en existe 6 différentes.
🚩Ce champ apparaît si la Représentation est Planifié ou Prévisionnel
Au choix :
- Manuelle : L'ensemble du montant est à répartir entre la date de début et la date de fin du projet / de la phase. Le Total doit être saisi, ainsi que les montants des autres exercices. Un montant Ecart peut apparaître.
Exemple : Si Total = 1000,00 et 2020 = 9999,00 alors Ecart = 1,00
- Linéaire/ j ouvrés : L'ensemble du montant est réparti automatiquement au prorata temporis sur les jours ouvrés. Le Total doit être saisi, et les montants des autres exercices sont automatiquement répartis selon le nombre de jours ouvrés de chaque exercice (en prenant en compte les dates de début et dates de fin du projet/de la phase)
Exemple : Total = 100,00 2017 = 7,55 2018 = 25,57 2019 = 25,47 2020 = 25,57 et 2021 = 15,84 car le projet/la phase débute au cours de l'exercice 2017 et se termine alors que l'exercice 2021 n'est pas terminé. Les jours ouvrés ne sont pas identiques d'une année sur l'autre.
- Linéaire/ j calendaires : L'ensemble du montant est réparti automatiquement au prorata temporis sur les jours calendaires. Le Total doit être saisi, et les montants des autres exercices sont automatiquement répartis selon le nombre de jours calendaires de chaque exercice (en prenant en compte les dates de début et dates de fin du projet/de la phase)
Exemple : Total = 100,00 2017 = 7,55 2018 = 25,52 2019 = 25,52 2020 = 25,59 et 2021 = 15,82 car le projet débute au cours de l'exercice 2017 et se termine alors que l'exercice 2021 n'est pas terminé. Les jours ouvrables ne sont pas identiques d'une année sur l'autre : 2020 étant une année bissextile, le montant est plus élevé.
- Manuelle - Dernière Période : L'ensemble du montant est inscrit sur la dernière période. Le Total doit être saisi, et ce montant est automatiquement ajouté sur le dernier exercice uniquement.
Exemple : Total = 100,00 2017 = 0 2018 = 0 2019 = 0 2021 = 100,00
- Manuelle - Linéaire périodes échues: On remplace le planifié par par le réalisé sur les périodes passées. Le reste à faire (montant planifié global Total - réalisé cumulé) est réparti linéairement sur les périodes futures et la période actuelle.
Exemple : Total = 100,00 2017 = 0 2018 = 0 2019 = 0 2020 = 61,82 et 2021 = 38,18 car mon projet/phase commence en 2017, nous sommes en novembre 2020 et mon projet/phase se termine en août 2021.
- Manuelle - Linéaire période courante : On remplace le planifié par le réalisé sur les périodes passées et la période actuelle. Le reste à faire (montant planifié global Total - réalisé cumulé) est réparti linéairement sur les périodes futures.
Exemple : Total = 100,00 2017 = 0 2018 = 0 2019 = 02020 = 14,06 et 2021 = 85,94 car mon projet/phase commence en 2017, nous sommes en novembre 2020 et mon projet/phase se termine en août 2021. | |
🚩Ce champ apparaît si le type de pièce financière appliqué a pour représentation Planifié, Prévisionnel.
Il faut saisir dans ce champ un montant total pour le budget, et il sera réparti dans les exercices correspondant à la durée du projet. | |
🚩Ce champ apparaît si un montant est saisi dans Total et un montant différent est saisi dans un exercice.
Il apparaît en rouge, et disparaît dès lors que le Total est égal aux montants saisis dans les différents exercices.
🚦Il faut que la Répartition soit établie sur Manuelle, Manuelle - Dernière Période, Manuelle - Linéaire périodes échues ou Manuelle - Linéaire période courante pour que ce champ soit rempli et apparaisse.
Exemple : Si Total = 1000,00 et 2020 = 9999,00 alors Ecart = 1,00 (répartition manuelle) |
💬 Si la configuration multilingue est activée, alors un champ supplémentaire est à remplir dans une section Multilingue. Ce champ correspond au libellé de l'objet dans l'autre langue.
Fenêtre d'édition de la pièce-jointe
Cette pop-up apparaît lorsque l'on clique sur le bouton 
Éditer la pièce-jointe du champ Pièce(s) jointe(s) .
On peut donc modifier trois champs qui concernent la pièce-jointe :
Modifier en masse des pièces financières
Il est possible de modifier plusieurs pièces financières en même temps en sélectionnant plusieurs pièces financières et en cliquant sur Modifier en masse.
Seuls le Projet et le Statut sont modifiables.
Il faut cliquer sur