Qu'est-ce qu'un plan budgétaire ?

Un plan budgétaire permet de préparer le budget d'un projet. Le chef de projet peut donc réaliser des demandes de budget en s'appuyant sur une version d'un plan budgétaire.

Il est possible de saisir des montants pour les différentes représentations budgétaires et de donner des hypothèses pour la demande (haute, médium, basse). Une seule de ces 3 hypothèses peut être validée.

💡Par exemple : un chef de projet ajoute une demande de budget et associe une version budgétaire. Il saisit des montants différents pour chaque hypothèse. Il peut ajouter des documents et commentaires s'il le souhaite. Ensuite, il peut présenter les éléments à sa hiérarchie pour valider une des 3 hypothèses. Lorsque le statut est passé à Validé, il peut partager le montant de la demande de budget accordée entre les différentes phases.

Un plan budgétaire concerne une catégorie de budget Catégories (budget)

Un plan budgétaire ne peut pas se créer sans au moins une version budgétaire.

Les plans budgétaires sont utilisés dans l'onglet Demander de l'espace projet.

Dans les colonnes Brouillon, A valider et Validé, on retrouve le nombre de projets ayant la version du plan budgétaire correspondante dans l'onglet Demander de l'espace projet. En cliquant sur le nombre de projets (en bleu), l'utilisateur est redirigé vers la liste des projets avec un filtre Statut demande budgétaire : Brouillon. Les projets listés auront donc la version du plan budgétaire enregistrée dans les demandes de budget.

💡 Il est possible d'exporter les plans budgétaires Plans budgétaires

🚩 Même quand aucune donnée budget n'a été saisie pour une hypothèse d'un plan budgétaire dans un projet, le projet sera compté dans la colonne Brouillon de la version.

Liste des plans budgétaires

Filtrer la liste des plans budgétaires

‣

Il est possible de filtrer cette liste des plans budgétaires avec plusieurs critères de filtres :

Il faut cliquer sur Enregistrer pour appliquer le filtre et sur Fermer pour revenir à la liste.

On retrouve le Libellé, le Code, le Libellé de la version budgétaire, le Code de la version budgétaire, le Statut, la Date d'échéance, les projets ayant un plan budgétaire brouillon, à valider, validé...

Droits requis

Consultation d'une version budgétaire

Actions

Ajouter ➡️ Création et modification d'un plan budgétaire

Éditer ➡️ Création et modification d'un plan budgétaire

Filtrer ➡️ Filtrer la liste des plans budgétaires

Actions spécifiques à l'écran

Nom du bouton	Description
Nouvelle version budgétaire	Permet de créer une nouvelle version du plan budgétaire. La partie supérieure de l'écran concernant le plan ne change pas, mais la partie inférieure sur la nouvelle version est à remplir Création d'une version d'un plan budgétaire
Dupliquer la version budgétaire	Permet de créer une nouvelle version du plan budgétaire en gardant des éléments de la version à dupliquer (documents, commentaires...). Dupliquer une version d'un plan budgétaire

Création et modification d'un plan budgétaire

Les écrans de création et de modification d’un plan budgétaire sont similaires.

Droits requis (à la création)

Consultation d'une version budgétaire

Création d'une version budgétaire

Actions à la création

Enregistrer

Droits requis (à la modification)

Consultation d'une version budgétaire

Modification d'une version budgetaire

Actions à la modification

Appliquer

Enregistrer

Voir l'historique

Supprimer droit requis : Suppression d'une version budgetaire

Nom du champ	Informations fonctionnelles
Libellé	Nom du plan budgétaire. Choisir un nom pertinent est nécessaire puisque ce champ apparaît ailleurs dans l'application.
Code	Les codes sont généralement saisis en majuscules et avec des underscores _ Il est important de les saisir car en cas d'erreur et d'import ils peuvent être utiles.
Libellé long	Saisissez un libellé plus long que le Libellé
Description	Saisissez des informations complémentaires dans ce champ afin de décrire votre plan budgétaire. C'est ce qui apparaîtra en info-bulle.
Ordre	Ce champ sert à positionner ce plan budgétaire dans la liste des plans budgétaires (1, 5, 10...).
Catégorie	Choix d'une catégorie budgétaire dans la liste Catégories (budget) 🚨 À la modification, il n'est plus possible de modifier ce champ.
Sélectionner un ou plusieurs budget(s)	Ce champ permet de sélectionner plusieurs budgets à associer à ce plan budgétaire, via une recherche texte ou des critères de filtres propres aux budgets (les mêmes critères que Filtrer la liste des budgets)
Période	Permet de sélectionner une date de début et une date de fin de période définies pour le plan budgétaire, ou des périodes pré-définies : - Mois actif - Année en cours - 12 derniers mois - 12 prochains mois ➡️ Ces périodes sont les exercices enregistrés dans la plateforme Onglet exercices

💬 Si la configuration multilingue est activée, alors un champ supplémentaire est à remplir dans une section Multilingue. Ce champ correspond au libellé de l'objet dans l'autre langue.

Création d'une version d'un plan budgétaire

Cet écran permet de créer une nouvelle version d'un plan budgétaire existant, qui a donc déjà une première version budgétaire.

La partie supérieure de l'écran concernant le plan ne change pas, mais la partie inférieure sur la nouvelle version est à remplir ⬇️

💬 Si la configuration multilingue est activée, alors un champ supplémentaire est à remplir dans une section Multilingue. Ce champ correspond au libellé de l'objet dans l'autre langue.

Droits requis

Consultation d'une version budgétaire

Création d'une version budgétaire

Actions

Enregistrer

Nom du champ	Informations fonctionnelles
Libellé	Nom de la version budgétaire Choisir un nom pertinent est nécessaire puisque ce champ apparaît ailleurs dans l'application.
Code	Les codes sont généralement saisis en majuscules et avec des underscores _ Il est important de les saisir car en cas d'erreur et d'import ils peuvent être utiles.
Libellé long	Saisissez un libellé plus long que le Libellé
Description	Saisissez des informations complémentaires dans ce champ afin de décrire votre plan budgétaire. C'est ce qui apparaîtra en info-bulle.
Ordre	Ce champ sert à positionner la version de ce plan budgétaire dans la liste des plans budgétaires (1, 5, 10...).
Statut	Ce champ permet de sélectionner le statut de la version budgétaire
Date d'échéance	Choix de la date de la date d'échéance de la version du plan budgétaire. 🚩Cette date est informative, car la version du plan budgétaire est clôturée lorsque le statut est défini comme Clôturé Cette date est utile pour "programmer" la fin de validité de cette version afin d'en créer une nouvelle par la suite.

Dupliquer une version d'un plan budgétaire

Dupliquer une version budgétaire permet de gagner du temps et de ne pas perdre des informations pertinentes sur la version budgétaire.

La partie supérieure de l'écran concernant le plan ne change pas, mais la partie inférieure sur la nouvelle version est à remplir ⬇️

💬 Si la configuration multilingue est activée, alors un champ supplémentaire est à remplir dans une section Multilingue. Ce champ correspond au libellé de l'objet dans l'autre langue.

‣

Liste (non exhaustive) des messages d'erreur / d'information

Droits requis

Consultation d'une version budgétaire

Création d'une version budgétaire

Actions

Enregistrer

Nom du champ	Informations fonctionnelles
Copie des commentaires	Si cette case est cochée, alors les documents ajoutés pour la version dupliquée dans Demander seront repris dans la nouvelle version du plan budgétaire.
Copie des documents	Si cette case est cochée, alors les commentaires ajoutés pour la version dupliquée dans Demander seront repris dans la nouvelle version du plan budgétaire.
Libellé	Nom de la version budgétaire Choisir un nom pertinent est nécessaire puisque ce champ apparaît ailleurs dans l'application.
Code	Les codes sont généralement saisis en majuscules et avec des underscores _ Il est important de les saisir car en cas d'erreur et d'import ils peuvent être utiles.
Libellé long	Saisissez un libellé plus long que le Libellé
Description	Saisissez des informations complémentaires dans ce champ afin de décrire votre plan budgétaire. C'est ce qui apparaîtra en info-bulle.
Ordre	Ce champ sert à positionner la version de ce plan budgétaire dans la liste des plans budgétaires (1, 5, 10...).
Statut	Ce champ permet de sélectionner le statut de la version budgétaire
Date d'échéance	Choix de la date de la date d'échéance de la version du plan budgétaire